أ ) أسلوب التحدث إلى الهاتف
"أسلوب التحدث يعطي
انطباعا سلبيا أو ايجابيا عن واقع المؤسسة"..
على السكرتير أن يأخذ بعين
الاعتبار الأمور التالية عند التحدث بالهاتف:
* التكلم بأسلوب هادئ
وواضح ..
* يستحسن مخاطبة الشخص
باسمه إذا كان معروفاً ..
* السرعة بالإجابة والرد
على الهاتف والتعريف بالشركة ..
* الحفاظ على سرية
الاتصال ..
* تدوين معلومات المتصل
كاملة في دفتر خاص معد مسبقاً
..
* الإصغاء وعدم المقاطعة
في الحديث ..
* عدم استخدام الهاتف
لأغراضه الشخصية ..
* على السكرتير عدم
إنهاء المكالمة إذا كان هو مستقبلاً لها .. "" مهمة ""
ب) تسجيل الرسائل الهاتفية والنماذج المستعملة :
يقوم بتسجيل الرسائل الهاتفية
على النموذج المعد لذلك عندما يكون الرئيس خارج
مكتبه أو في اجتماع وعلى
السكرتير أن يطلب من المتصل معلومات ضرورية مثل :
اسم المتصل –سبب الاتصال – وقت
الاتصال – عنوان المتصل-في أي وقت يرغب أن يتصل به
الرئيس في حالة عودته
.."" آخر نقطة مهمة ""
ج) الاتصال الهاتفي بالآخرين:
* أن يقوم السكرتير
بالاتصال بالآخرين حسب طلب الرئيس سواء كان داخلي او خارجي .
* يجب ان يترك وقت فراغ
بين الاتصال والآخر لإعطاء فرصة للاتصال به .
د) طرق الاتصالات الهاتفية خارج الدولة :
يجب على السكرتير الاحتفاظ بسجل
أو دليل يحتوي على جميع الدول التي
يتعامل معها الرئيس وهذا
الرئيس يدون فيه اسم البلد والرقم الرمزي لها
ورقم المدينة والشركة التي
يرغب الاتصال بها ..
كالتالي : مثال:
رقم الشركة , الرقم الرمزي
للمدينة , الرقم الرمزي للدولة , 00
نشر بتاريخ 21/2/1435 هـ
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق