التعامل مع البريد

أنظمة وإجراءات البريد الوارد والصادر 

تتوقف فعالية وكفاءة الأدوات المختلفة إلى حد كبير على دقة وسرعة النظام المتبع 

لمعالجة البريد، يجب المحافظة على البريد الوارد ربما يكون يحمل شيك أو حوالات

مالية بريدية أو بنكية مرفقة بها ...

خطوات معالجة البريد الوارد :

* وصول البريد إلى المنشأة ..

* فتح البريد ..

* فتح المرافقات وفرزها ..

* تسجيل وقت المراسلات ..

* فتح البريد وقراءته واتخاذ ما يلزم بشأنه ..

* التسجيل في دفتر الوارد ..

* توزيع الرسائل على جهات الاختصاص ..

أما البريد الصادر :

يجب على المؤسسة الاهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعا

عنها للجهات المصدرة إليها ، بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق وخالية من الأخطاء 

اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة ..

الإجراءات الخاصة بعملية تصدير الرسائل :

* جمع المعلومات المتعلقة بموضوع الكتابة وإملائها للسكرتير وطباعتها بالتنسيق اللائم ..

* فهرسة الرسائل ، وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها على الأصول وكل الصور ..

* توقيع الرسائل ..

* التسجيل في السجل الصادر ..

* طي الرسالة ووضعها في الغلاف المناسب ..

* طباعة عنوان المرسل إليه على الغلاف ..

* تشميع الغلاف ووضع الطوابع عليه ..

الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر :

الأختام – آلات فتح المغلفات – آلات إغلاق المغلفات – آلات طي الرسائل – 

آلات العنونة – آلات وضع الطوابع .. 

نشر بتاريخ 28 / 2 / 1435 هـ